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Touren, Tourenpläne, Aufträge und die Kontrolle von Plänen und Touren-Zettel involviert immer auch Fahrer, planende Mitarbeiter und Kunden. Im Touren-Modul sollen einige Aufgaben erfüllt werden, ohne den Anspruch, eine vollständige Auftragsdisposition zu ersetzen.

 

Osmand Navi App downloaden

 

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Voraussetzungen

  • Die Lizenz für das Touren-Modul (Touren und Routen) muss vom Anbieter kostenpflichtig aktiviert werden.
  • Wir können keine Garantie für die Richtigkeit aller importierten Adressen, Navigationsvorschläge oder Optimierungsergebenisse übernehmen.
  • Zum Versenden von Aufträgen an Fahrer benötigen Fahrer eine Email-Adresse.
  • Der SMS-Versand von Auftrags-Erinnerungen ist kostenpflichtig.
  • Die Einrichtung von eigenen Tour-Formularen ist als Zusatzleistung kostenpflichtig.
  • Unser Standardsupport umfasst keine Fragen zum Download und der Verwendung von GPS Navigationssoftware auf Android Smartphones.

Tourpläne und Touren anlegen

Tourplan anlegen

Mit dem PLUS Symbol wird ein Tourplan angelegt. Tourpläne sind geplante Touren OHNE Fahrzeug-Zuordnung. Aus einem Tourplan können immer wieder Touren angelegt werden. Beispiel: ein Tourplan wird einmal angelegt und alle 14 Tage wird daraus automatisch eine tatsächliche Tour erstellt. Der Zweck des Tourplans ist, dass wiederkehrende Touren nicht immer neu angelegt werden müssen.

Die meisten Felder des Tourplans sind optional und müssen nicht standardmäßig ausgefüllt werden. Sie gelten als Zusatzinformation für Fahrer und zur Erstellung eines Reisplans (als PDF Download).

 

FunktionBeschreibung
Tour Plan NameName des Tourplans
Tour verspätete Ankunft

Das Fahrzeug hat den Stopp zur geplanten Ankunftszeit nicht betreten

Tour muss unbearbeitet oder gestartet sein

Datum muss gültig sein (nicht zu früh oder bereits deaktiviert)

Ein Stopp muss mit Uhrzeit erstellt worden sein

Tour verspätete Abfahrt

Das Fahrzeug hat den Stopp zur geplanten Abfahrtszeit nicht verlassen

Tour muss unbearbeitet oder gestartet sein

Datum muss gültig sein (nicht zu früh oder bereits deaktiviert)

Ein Stopp muss mit Uhrzeit erstellt worden sein

Tour Pausenzeitunterschreitung

Das Fahrzeug hat die geplante Aufenthaltszeit im Stopp nicht erreicht

Tour muss unbearbeitet oder gestartet sein

Datum muss gültig sein (nicht zu früh oder bereits deaktiviert)

Ein Stopp muss mit Pausenzeit erstellt worden sein

DeaktivierungsdatumTour wird zu diesem Datum ungültig gesetzt
  

 

Tourstopp anlegen

Für jeden Tourplan (oder jede Tour) können mit dem PLUS Symbol Stopps angelegt werden.

 

FeldBeschreibung
NameName des Auftrags oder Stopps
Reihenfolge

Sortierung der Stopps einer Tour.

Start bei BesuchWenn ein Fahrzeug diesen Bereich erreicht, wird die Tour automatisch gestartet
Stopp bei BesuchWenn ein Fahrzeug diesen Bereich erreicht, wird die Tour automatisch gestoppt.
Kunde (Geofence)Zu besuchende Adresse
Pause beim StoppInfo-Feld für Tour-PDF
Ankunftstag 1,2,3

1 ... am selben Tag
2 ... am darauffolgenden Tag (ab Tourstart)
3 ... in 3 Tagen (ab Tourstart)

Abfahrtstag 1,2,3

1 ... am selben Tag
2 ... am darauffolgenden Tag (ab Tourstart)
3 ... in 3 Tagen (ab Tourstart)

Ankunftsstunde

Ankunftsminute

10 Steht für 10:00

0

Abfahrtsstunde

Abfahrtsminute

10 Steht für 10:15

15
Pause (min)Dauer der vorgeschriebenen Pause, Aufenthaltsdauer im Geofence-Bereich
Distanz zum nächsten Stopp 
DeaktivierungsdatumDatum der Löschung

 

Tour Stopps aus Geofence-Liste importieren

Über die Import-Funktion können gleich mehrere Geofence-Bereiche ausgewählt und importiert werden.

In der Geofence-Liste kann über einen Filter die passenden Geofence-Bereiche gesucht werden.

Zum Abschluss "Ziel hinzufügen" drücken.

 

 

Tourplan aus der Historie importieren (mittels GPX Import)

Sie können in der Historie eine Fahrspur als GPX Datei exportieren udn als Tourplan importieren.

Tour von Plan anlegen

Aus einem Tourplan kann eine konkrete Tour gemacht werden, indem Fahrzeug, Fahrer und Startdatum gesetzt werden. Der Tourplan ist eine allgemeine Vorlage, die einmal oder öfter in eine konkrete Tour umgesetzt werden kann. Aus einem Tourplan kann eine Tour manuell in der Software oder durch den Fahrer (über die Smartphone Tour App) oder automatisch (durch Betreten eines Bereichs) erstellt werden.

Das Startdatum hat einen Einfluss auf die Alarme. Der Tour-Status kann manuell gesetzt werden oder wird automatisch geändert, wenn das Fahrzeug einen "Start-Geofence betritt.

Mit Touren arbeiten

Der Zweck der Arbeit mit Touren ist, Abweichungen bestmöglich automatisch zu erkennen, wenn ein Fahrzeug eine geplante Tour fährt und z.B. Stopps auslässt oder zu früh oder zu spät erreicht oder die Tour zu spät beginnt.

Touren starten

Touren können auf verschiedene Arten gestartet werden:

  • manuell über das Status-Feld
  • oder wenn Fahrzeug einen Stopp, der als Start markiert ist, betritt
  • oder durch die GPS Fleet Software Tour App (eigene Smartphone Tour App nur für Android, noch im BETA Modus).

Touren stoppen

  • Eine Tour endet automatisch, wenn ein Fahrzeug einen Stopp, der als "Stopp" markiert ist, erreicht.
  • Eine Tour kann manuell im Tourfenster in der Pulldown Liste "Status" gestoppt werden.
  • Eine Tour kann durch einen Fahrer durch Beenden der Tour in der Smartphone App beendet werden.
  • Eine Tour endet nach einiger Zeit automatisch und wird auf den Status "Beendet mit Zeitüberlauf oder unnormal beendet" gesetzt.

Tourübersicht Bericht (nur für eine beendete Tour)

Der Tourübersicht Bericht enthält:

  • Tourname und zugeordneter Fahrer mit Fahrzeug
  • Tourstatus (beendet, automatisch beendet...)
  • Start- und Endzeitpunkt der Tour
  • Stopps, die nicht vom Fahrzeug besucht worden sind
  • Rechtzeitig beendet: Dauer von Start bis Ende im Vergleich zur geplanten Tourdauer samt Bufferzeit laut Tourfenster

Touren mit der GPS Fleet Software Smartphone App als Fahrer bearbeiten

 

Voraussetzungen

  • Mitarbeiter benötigen die GPS Fleet Software App.
  • Die App funktioniert nur bei aktiver Internet-Verbindung.
  • Eine Tour (oder Tourvorlage) muss einem Fahrer zugeordnet sein, damit der Fahrer die Details in der App aufrufen kann.

 

Arbeit mit der Smartphone App

Siehe die Kurz-Anleitung

Tour Status Bericht als PDF öffnen

Die Ergebnisse der Fahrer werden im Tour Status Bericht zusammengefasst, der über das PDF Symbol oder über die Berichte als PDF geöffnet und danach als Excel oder PDF downgeloadet werden kann.

 

 

 

Tour Status Details zu den Touren

Der erste Abschnitt des Berichts fasst den Status der Touren zusammen. Es wird der Status der Stopps (Anzahl der Stopps mit Status 1, 2, 3...) angezeigt.

 

Tour Status Details zu den Stopps

Der zweite Abschnitt zeigt die Details zu den Stopps sowie die eingegebenen Kommentare. Die Zeiten werden durch die Besuchszeit beim Kunden ODER durch die Status-Änderung des Fahrers ausgelöst.

Stopps mit einem Status, dem ein OK zugeordnet ist, werden als GRÜN dargellt.

 

Tour senden per Email oder an Garmin-Navis (mit SMS Erinnerung)

Tourenpläne oder Touren können mit der Aktion > SENDEN per Email an Fahrer geschickt werden.

Zusätzlich alternativ erfolgt die Zustellung auch an Garmin-Navis, es können aber nicht alle Informationen am Navi verarbeitet werden.

Voraussetzungen für den Touren-Versand

  • Wenn bei der Tour noch kein Fahrer zugeordnet ist, muss ein Fahrer ausgewählt werden.
  • Bei den Stammdaten des Fahrers muss für den Email-Versand eine E-Mail und für die SMS Erinnerung eine Mobiltelefonnummer hinterlegt sein.
  • Für die Zustellung auf ein Garmin-Navigationsgerät muss in der Fahrzeugkonfiguration für das Fahrzeug "Navigation verbunden" aktiviert sein und ein kompatibles Garmin Gerät mit FMI Kabel verbunden sein.

 

Die gesamte Tourinformation (Tourstopps, Adressen, Telefonnummern und zusatzinformationen) wird dem Fahrer mittels Email auf sein Smartphone zugestellt.

Auftragsstatus bei versendeten Touren

Wenn das Fahrzeug einen Stopp erreicht hat, wird der Stopp mit dem Zeitpunkt als "erledigt" angezeigt. Diese Liste funktioniert nur, wenn die Aufträge per Email oder Garmin an den Fahrer geschickt wurden.

Touren und Tourpläne optimieren ("Stopps nach bester Route sortieren")

Die Stopps von Touren/Tourplänen können automatisch geplant ("optimiert" werden. Tour auswählen und Aktionen > Optimieren.

 

Die vorhandenen Tourstopps werden automatisch nach der kürzesten Strecke gereiht. Die Tour beginnt beim ersten Stopp als Startpunkt und endet beim letzten Stopp als Ziel. Alle Stopps zwischen dem ersten und dem letzten Stopp werden neu gereiht. Die Optimierung verändert die Ankunftszeiten und berechnet die geplanten Plan KM und die Tourddauer (Minuten).

 

Die Optimierung berücksichtigt auch, wenn beim Kunden (Geofence) eine Bearbeitungszeit und ein Besuchsfenster (z.B. 13:00-15:00) hinterlegt sind.

 

Tour Reiseplan downloaden ("eine Tour-Zusammenfasssung als PDF für den Fahrer erstellen")

Von einem Tourplan oder einen Tour können die Eingaben als einseitiger Reiseplan (Tour-PDF) dargestellt und als PDF downgeloaded werden. Das Tour-PDF kann auch an den Fahrer geschickt werden.

Zuerst die Tour auswählen und Aktionen > Reiseplan PDF auswählen

 

Tour-PDF Reiseplan im System anlegen

Zuerst muss ein vorbereitetes PDF Formular mit den richtigen Feldbezeichnungen als Datei in das System hochgeladen werden. Für die PDF Erstellung (nicht im Standard inkludiert) mit den richtigen Feldern wenden Sie sich an unseren Support.

 

Tourvorlage auswählen

Im Tourfenster muss das richtige PDF ausgewählt werden, damit das Tour-PDF erstellt werden kann.

 

 

Alarm bei Betreten/Verlassen der GPX Fahrspur

  • Bei Betreten/Verlassen der GPX Fahrspur kann einn Alarm (Bericht/Ansicht, Email, SMS) ausgelöst werden.
  • Der Alarm wird erst ausgelöst, wenn die Tour mindestens 10 Minuten aktiv war.
  • Der Alarm berücksichtigt einen Mindestabstand von der GPS Fahrspur.

 

 

Eine erstellte Tour mit der Tour-App starten und mit der Navigations-App nachfahren (Beta-Funktion)

Wenn ein neuer Fahrer eine Tour noch nicht kennt, kann er mittels einer speziellen Kombination aus Tour-App und Navigations-App eine Tourvorlage am Smartphone starten.

Für die Ergebnisse der Navigations-App können wir keine Garantie bzw. keinen Support übernehmen.

Vorteile der tourbasierten Streckenführung (speziell für Winterdienst oder Mülltouren)

  • Der größte Vorteil ist, dass Fahrer ohne Probleme auch komplizierte Strecken nachfahren können.
  • Die Navigation orientiert sich an der vorgeplanten Tour, und nicht an der kürzesten Strecke.
  • Neue Fahrer finden sich einfacher zurecht, Abweichungen von der Tour können erkannt werden.
  • Durch das Starten und Stoppen der Tour durch den Fahrer kann festgestellt werden, ob der Fahrer alle Stopps der Tour besucht hat oder nicht.

Voraussetzungen

  • Die Tour-App (GFS Tour App) muss am Android Smartphone installiert werden. Sie erhalten das Installations-Paket via Email von unserem Support oder können hier die App downloaden:
  • App-Installations-Paket hier downloaden.
  • Am Smartphone muss die Berechtigung für die Speicherwendung manuell gesetzt werden (Smartphone Einstellungen > Apps > Berechtigungen setzen).
  • Die OSMAND Navi App (OpenStreetMaps Navigations-App) für Android herunterladen und am Gerät instalieren: https://play.google.com/store/apps/details?id=net.osmand&hl=de
  • Am Fahrer muss bei den Stammdaten > Apps die "Charging-App" aktiviert sein, der Fahrer muss einem Fahrzeug zugeordnet sein oder alle Fahrzeuge sehen können:

 

Smartphone Tour App einrichten

Nach der Installation der Tour App muss die App eingerichtet werden.

Smartphone App Einstellungen

Mit dem linken Smartphone Button das Menü Einstellungen aufrufen

Das Passwort für die Einstellungen erhalten Sie vom Anbieter

Die Server-Adresse muss geändert werden. Sie erhalten diese vom Anbieter.

Verwendung für Fahrer

Als Fahrer an der Tour-App anmelden:

Fahrer Benutzername und Fahrerpasswort eingeben

Lizenz erhalten Sie vom Anbieter

 

Fahrzeug und Tourvorlage auswählen, danach "Start von Tourvorlage" wählen. Durch den Start der Tourvorlage wird aus der Vorlage eine neue Tour mit eindeutigem Namen (Tour, Datum, Fahrzeug, Fahrer) erstellt.

 

Die App startet automatisch die OSMand Navigations-App.

Navigation mittels Osmand Android App

  • Die Osmand Navi App kann auf jedem Android Gerät installiert werden.
  • Landkarten für 1 Land können kostenlos auf Ihrem Gerät gespeichert werden, damit ist während der Fahrt kein Online-Zugriff notwendig.
  • Im Standard können wir keine Garantie und keinen User-Support für Navigation und Verwendung der App geben.

 

Die App versucht den Fahrer von seiner aktuellen GPS Position entlang der GPX Fahrtstrecke zu navigieren.

 

Tour stoppen

Durch Drücken der "Zurück-Taste" am Smartphone gelangt man zurück in die Tour-App. Die gestartete Tour soll nach dem Ende gestoppt werden.

 

System-Optionen für Touren

Auftragsvorlagen ändern

Bei den Optionen können die Felder für die Auftragsvorlagen verändert werden. Die %Felder% können hinzugefügt oder gelöscht werden bzw. kann Standardtext in die Email-Vorlage eingebaut werden.

 

Status-Felder für die Tour selbst setzen

Bei den Optionen > Tour Status können eigene Status-Typen angelegt werden, die später im Tour-Formular ausgewählt werden können.

 

Status-Felder für die Tourstopps selber anlegen

Bei den Optionen > Tour Stop Status können eigene Status-Typen angelegt werden, die in der Smartphone App bei den Tour Stopps ausgewählt werden können.

 

FunktionBeschreibung
NameBezeichnung des Status (sichtbar in der Smartphone-App und in den Berichten)
ReihenfolgeSortierung in der Liste
OKWenn dieser Status ausgewählt wird, wird der Stopp als erledigt angezeigt
FarbeBei Auswahl des Status wird der Stopp am Smartphone in einer anderen Farbe angezeigt

 

Touren und Tour-Stopps mit Excel-Datei importieren (nur für versierte Anwender)

Über die Tour-Import Funktion können Touren mit Stopps importiert werden. Der Import erfordert gute Excel-Kenntnisse.

 

Wichtige Hinweise zum Import von Touren

  • Es können nur Touren, keine Tourvorlagen importiert werden.
  • Bei den Aktionen > Tour Import gibt es eine Musterdatei als Excel, die die Felder im Tabellenblatt TOURS und STOPS anzeigt.
  • Die Excel-Datei muss im Format Excel 97-2003 gespeichert werden.
  • Achtung! Wir übernehmen keine Garantie dafür, dass alle Adressen richtig in GPS Positionen umgewandelt werden können.
  • Adress-Zusätze (Türnummern, etc.) können nicht verarbeitet werden, die Informationen nach der Hausnummer werden abgeschnitten und nicht berücksichtigt
  • Da der Import auch 2 bis 10 Minuten dauern kann, erfolgt eine Ergebnis-Email an den System-Administrator, wenn der Import abgeschlossen wurde.
  • Steht im in der Spalte "processing comment (set by server)"  "NOTFOUND" dann konnte der Adressserver die Strasse nicht finden. In diesem Fall die Adressen in einer Map Anwendung wie z.b. Google maps suchen und die präzisierte LAT / LNG dann in ihrem Original Import File bei den Adressen ergänzen und dann noch mal das File importieren.

Importfelder für die Tour

FunktionBeschreibung
Tourname (unique)  (max 254)Name der Tour
Server Feedback

leer lassen, wird nach dem Import vom Server als Antwort in das Feld geschrieben

"Geofence not created" ... wenn eine Adresse unvollständig ist, kann der Stopp nicht angelegt werden

operation (std or del)

std ... fügt die Tour hinzu

del ... löscht die Tour

personnel numberPersonalnummer des zugewiesenen Fahrers (siehe Fahrer Stammdaten)
Asset KeyID Nummer des Geräts (siehe Fahrzeukonfiguration > Reiter "erweitertet")
Date (DD.MM.YYYY) Start-Datum der Tour
Valid To Date (DD.MM.YYYY)  (OPT)Tour gültig bis (optional)
Tour Desc (OPT) (max 900)Feld "Beschreibung" im Tourfenster
Worktime e.g. 08:00-17:30Arbeitszeit: wichtig für Beginnzeit des ersten Stopps und die maximale Arbeitsdauer für die Tourenplanung
Optimize (0/1)

Bei 1 werden die Stopps optimiert und die geplante Uhrzeit und Reihung verändert

Bei 0 werden die Stopps mit der Reihung und der Uhrzeit laut Excel importiert

send (0/1)Sende-Funktion ... für eine spätere Release
Tourstate (0..unprocessed,1 started,2..finished,3 finished abnormally) (OPT)optionaler Tourstatus (unbearbeitet, gestarted, beendet, abnormal beendet)
Custom Tour State Name (e.g. state 1)  (OPT)Kunden Tour-Status
Comment for the driverFeld "Fahrer Infos" im Tourfenster

Importfelder für die Stops

FunktionenBeschreibung
Stop Name (unique) (max 99)

Name des Stopps = Geofence-Name (Kundenname)

Wenn der Geofence-Name bereits vorhanden ist, wird der bestehende Geofence-Bereich verändert

Wenn der Geofence-Name noch nicht vorhanden ist, wird ein neuer Bereich angelegt

Server Feedback

wird nach dem Import automatisch befüllt

Information, ob der Stopp importiert werden konnte oder nicht

Generated Cust Geofence IDeindeutige Nummer des Geofence-Bereichs
operation (std. or del)

std ... hinzufügen

del ... löschen

Tour Name

muss genaum dem Feld "Tourname" vom Tabellenblatt "tours" entsprechen

es können mehrere Touren gleichzeitig importiert werden.

ein Stopp kann nur importiert werden, wenn die Tour angelegt werden kann oder vorhanden ist

Stop Desc (OPT )(max 290)

Beschreibung des Stopps

Wird dem Fahrer in der Smartphone App angezeigt

z.B. Türnummern, Stiege, Details zum Auftrag

Visit starts tour (0/1), def. 0

0 ... Checkbox "Stopp startet Tour" bleibt inaktiv

1... Checkbox "Stopp startet Tour" wird aktiviert: Tour wird automatisch gestartet, wenn der Stopp betreten wird.

Visit stops tour (0/1), def. 0

0 ... Checkbox "Stopp beendet Tour" bleibt inaktiv

1... Checkbox "Stopp beendet Tour" wird aktiviert: Tour wird automatisch beendet, wenn der Stopp betreten wird.

Custom Tour Stop State Name (e.g. state 1)  (OPT)Der Kunden-Stopp Status, der normalerweise im Fenster Tour-Stopp oder in der Smartphone App gesetzt wird, kann beim Import gesetzt werden.
Tour Stop CommentKommentarfeld zum Stopp, wird dem Fahrer nicht angezeigt
Cust Tel (opt)Telefonnummer der Geofence-Adresse
Cust Mail (opt)Email der Geofence-Adresse
Geofence Type ID, default 1 for customerGeofence-Symbol Art (Standard 1)
Arrival HH (OPT)Ankunftszeit in Stunden, z.B. 12, wenn nichts gesetzt ist, bleibt die Zeit leer oder wird optimiert
Arrival MM (OPT)Ankunftszeit in Minuten, z.B. 45, muss gesetzt werden, wenn eine Stunde eingegeben wird
Departure HH (OPT)Abfahrtszeit in Stunden, z.B. 14, wenn nichts gesetzt ist, bleibt die Zeit leer oder wird optimiert
Departure MM (OPT)Ankunftszeit in Minuten, z.B. 00, muss gesetzt werden, wenn eine Stunde eingegeben wird
Stop Geofence ID (OPT) 

Eindeutige Geofence-ID

Wenn die Geofence-ID eines bestehenden Geofence eingetragen wird, wird an dieser Adresse der Kunden-Stopp angelegt

country e.g. AUTAUT ... für Österreich
PlaceOrt oder Stadt
Postal CodePLZ
StreetStraße
lat (OPT)alternativ zur Adresse, wenn vorhanden, Breitengrad
lng (OPT)alternativ zur Adresse, wenn vorhanden, Längengrad
weitere Felderwerden als Antwort vom Server befüllt, Import-Ergebnis
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