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Smartphone Apps sind praktische Helfer, um die aktuelle Fahrzeug-Position abzufragen oder das eigene Fahrtenbuch zu kommentieren. Das Fahrtenbuch-Modul und die Fahrzeug-Übersicht können/sollen von jedem Kunden mit den richtigen Berechtigungen nutzbar sein. Weitere Funktionen (Touren, Aufträge, Winterdienst-Status, Zeiterfassung, etc.) sind optional. Kontaktieren Sie bei Fragen Ihren Anbieter.

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Download der App in App-Stores

https://play.google.com/store/apps/details?id=at.swman.gfsapp

https://itunes.apple.com/at/app/gps-fleet-software-app/id1080673885?mt=8

Für den Download können Kosten laut Ihrem Mobilfunkanbieter entstehen.

GPS Fleet Software Fahrtenbuch App (Standard-Funktion)

Mit Benutzername und Passwort vom Fahrer, kann man sich nun in die GPS Fleet Software App einloggen:


Fahrer-Anmeldung in der Fahrtenbuch-App

  1. Das gewünschte Fahrzeug auswählen.


  2. Unter "Start" und "Ende" wird die letzte Bewegung des Fahrzeuges angezeigt. 


  3. Nach der Auswahl eines Fahrzeugs ist der Fahrer für diese und die zukünftigen Fahrten auf dieses Fahrzeug angemeldet.


  4. Man kann sich von einem Fahrzeug abmelden oder ein anderes Fahrzeug auswählen. Wenn man ein anderes Fahrzeug auswählt, erhält der vorherige Fahrer eine Email und wird abgemeldet.

Fahrteinträge bearbeiten

  1. Der angezeigte Fahrtenbuch-Eintrag kann vom Fahrer bearbeitet werden:
    1. Privatfahrt setzen, es werden auch die zukünftigen Fahrten als Privat gesetzt, bis die Checkbox deaktiviert wird
    2. Start-Kilometerstand ändern: wenn der Fahrer die Berechtigung hat, kann er den Kilometerstand ändern (Stammdaten > Fahrer > Apps)
    3. Kommentar: Freitext-Feld für das Fahrtenbuch
    4. Neuen Kunden anlegen (siehe unten)
    5. Historie aufrufen: die letzten Fahrten vor der aktuellsten Fahrt aufrufen und bearbeiten
    6. Listenfeld 1 bearbeiten (optional)
    7. Listenfeld 2 bearbeiten (optional)
    8. Kostenstelle bearbeiten (optional)



Kilometerstand ändern

  1. Den gewünschten Datensatz auswählen, Start Kilometer korrigieren und Kommentar hinterlegen.
  2. Danach mit die Eingabe mit Speichern bestätigen.


Neuen Kunden (Geofence) anlegen

  1. Den gewünschten Datensatz auswählen (die Adresse für den Geofence wird entweder von der Start oder von der End Adresse entnommen (siehe Screenshot).
    Im  folgenden Beispiel wird nur mehr eine Adresse am END-Bereich benötigt. Bei der Start-Adresse ist bereits der Bereich GPS.at Zentrale erkannt worden.


  2. Nun muss noch ein Name für den Geofence hinterlegt werden.
  3. Die Eingabe mit Speichern bestätigen.


Fahrten kommentieren

  1. Den gewünschten Datensatz auswählen.
  2. Kommentar eintragen und Speichern klicken.

 

Fahrzeug-Übersicht: wo sind meine Fahrzeuge aktuell unterwegs?

 

Ansicht einzelner Fahrzeuge:

Kunden-Suche (Geofence-Suche)

Nach Eingabe des Kunden wird der Kunde (Geofence-Bereich) angezeigt und man kann zum Kunden navigieren.

Zeiterfassungs-App (optional, kostenpflichtig)

Benutzer können alle möglichen Mitarbeiter für ihr Team durch Markieren auswählen. Wenn nur 1 Person markiert ist, gelten die Buchungen nur für diese Person.

 

Für das ausgewählte Team alle oder einzelne Mitarbeiter für Buchungen ausgewählt werden.

 

Bei den Buchungen kann der zugehörige Kunde (Geofence, Kostenstelle, Auftrag, Baustelle), die Aktivität und ein Kommentar ausgewählt werden.

Vor dem Starten muss die aktuelle Buchung gestoppt werden.

Arbeit mit Touren und Stopps (optional, kostenpflichtig)

Voraussetzung für diese Funktionen ist die Arbeit mit dem Tour-Modul.

Die Funktionen "Aktive Tour, Stopps, Tour-Vorlage und Touren" ermöglichen die Arbeit für den Fahrer.

Aktive Tour

Eine aktive Tour wird nur angezeigt, wenn die Tour gestartet und dem Fahrer zugewiesen ist.

Stopps: zeigt die aktiven Stopps an

Tour beenden: beendet die Tour, es muss aus dem Tourmodul oder von einer Tourvorlage eine neue Tour als aktive Tour gestartet werden.

 

Liste der aktiven Stopps (der aktiven Tour)

Für die aktive Tour werden die Stopps mit geplanter Uhrzeit und Adresse angezeigt. Die Farben sind abhängig vom Bearbeitungsstatus des Stopps.

 

Stopp

Durch Drücken auf die Stopps kann der Status der Stopps verändert werden, ein Kommentar ergänzt werden oder Details zum Stopp aufgerufen werden.

Nach dem Ändern des Status oder eines Kommentars AKTUALISIEREN drücken. Die Änderungen zurm Tour Stopp Status und das Kommentar werden im Tour Status Bericht zusammengefasst.

 

Stopp-Details des Kunden

Die Details zeigen die Adresse, Telefon, Email, etc. MIt "Karte" wird die Adresse auf der Landkarte geöffnet.

Mit "Foto senden" kann ein Foto gemacht und zum Kunden hinzugefügt werden. "Pictures / Files" zeigt die vorhandenen Dokumente an.

 

Liste der historischen und zukünftigen Touren

Die Tourliste zeigt alle Touren, die dem Mitarbeiter zugeordnet sind (Vergangenheit und Zukunft).

 

Tourvorlagen

Aus einer Tourvorlage (die Zahl steht für die Anzahl der Stops) kann der Fahrer eine aktive Tour machen, indem auf die Tourvorlage geklickt wird.

 

 

 

Winterdienst Status und Winterdienst Modul

Nach dem Einloggen kommt der Startbildschirm. Modul "Fahrtenbuch" wählen.

Im Fahrtenbuch-Modul im Feld "Fahrzeug" das richtige Fahrzeug auswählen, damit man als Fahrer angemeldet ist.

Fahrzeugauswahl mit "DONE" bestätigen.

 

Zu Beginn der Fahrt oder bei Änderungen einen Eintrag aus der Status-Liste 1 (Wetter) oder Status-Liste 2 (Straße9 auswählen).

 

Am Ende der Schicht als Fahrer abemelden. Dazu im Fahrtenbuch-Modul oder unten in der App auf den Fahrzeugnamen klicken und Abmelden bestätigen.

 

 

 

 

 


Voraussetzungen durch den Anbieter

Nur Ihr Software-Anbieter kann die GPS Fleet Software für die Verwendung mit der Smartphone-App freischalten. Die Freischaltung der App erfolgt gemäß Angebotskonditionen des Anbieters. Mögliche Tests und Testzugänge gelten bis auf Widerruf und sind zeitlich limitiert. Wenden Sie sich bitte an den Anbieter bzw. unseren Support.

Kontaktieren Sie Ihren Anbieter für weitere Details.

Einstellungen für Benutzer

Software-Einstellung für einzelne Personen/Fahrer

Für jede Person können die einzelnen App-Module freigeschalten werden:

Einstellungen für das Fahrtenbuch-Modul

Administratoren, Manager, Benutzer, Operatoren können sich mit den gleichen Benutzer-Daten in die Smartphone App anmelden.

Über ein PullDown muss dem Software-Benutzer ein Fahrer zugeordnet werden, damit der Software Benutzer auch das Fahrtenbuch-Modul verwenden kann:

 

Auch der Administrator-Benutzer benötigt eine Fahrerzuordnung, damit er das Fahrtenbuch sehen kann:

Optionen für das Fahrtenbuch-Modul

  1. Optionen > Kontoadministrator Passwort: Dem Administrator muss nun Fahrer zugewiesen werden, damit der Administrator das Fahrtenbuch-Modul verwenden kann.


  2. Stammdaten > Fahrer: Um dem Fahrer nun die Erlaubnis für die App zu geben, müssen die Fahrzeug-Details geöffnet und "Fahrtenbuch App" mit einem Hackerl aktiviert werden.

  3. Achtung! "Sieht alle Personen" und "App: sieht alle Fahrzeuge" und "Sichtbar für alle anderen Personen" heißt, dass der Fahrer die Fahrten und Fahrzeuge von anderen Fahrern sehen darf.


  4. Fahrzeug > Konfiguration > Fahrer: Fahrer können nur Fahrzeuge im Fahrtenbuch-Modul auswählen, wenn der Fahrer als erlaubter Fahrer aktiviert ist oder "App: sichtbar für alle" aktiviert ist.

 

Einstellungen für die Zeiterfassung

Für die Zeiterfassung kann festgelegt werden, zu welchen Gruppen die Person gehört und welche Gruppen die Person in der Zeiterfassungsapp buchen darf.

 

Die Personen-Gruppen können bei den Optionen konfiguriert werden:

 

Die Liste der Aktivitäten wird bei den Optionen eingestellt:

 

Mit der Aktivitätengruppe kann eingestellt werden, welche Aktivitäten der Mitarbeiter in der Zeiterfassungs-App sieht.

Die Aktivitätengruppen kann bei den Optionen konfiguriert werden:

 

In der Fahrzeug-Konfiguration kann eingestellt werden, dass das Fahrzeug für alle Fahrer auswählbar sichtbar ist oder nur für die zugeordneten Personen/Fahrer:

 

Bearbeitung der gebuchten Zeiten aus der Zeiterfassung

Über das Zeitdaten-Modul können die erstellten Buchungen gefiltert und exportiert werden. Mit einem Doppelklick kann eine Buchung verändert werden. Es können Buchungen hinzugefügt oder gelöscht werden.

Berichte

Die Zeitdaten können auch bei den Berichten ("Buchungsrohdaten" für die Einzeldaten und "Monats-Zeitdaten Buchungen" für 1 Zeile pro Tag) exportiert werden.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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